Rendez-vous pris au téléphone par un agent IA : comment il finit dans votre agenda

« Il prend les rendez-vous » est la promesse la plus courante des standards téléphoniques IA. Elle cache trois questions que l'on vous pose rarement : comment sait-il qu'un rendez-vous est vraiment pris ? Que devient « mardi prochain en fin de matinée » ? Et comment ce rendez-vous arrive-t-il dans l'agenda que vous utilisez déjà ? Voici nos réponses, telles qu'elles tournent aujourd'hui.

1. Un rendez-vous, c'est deux « oui »

Pendant l'appel, l'agent propose un créneau, l'appelant accepte ou en demande un autre, puis l'agent répète à voix haute le jour, la date et l'heure. Après l'appel, la transcription est relue avec une seule question : un créneau a-t-il été accepté par les deux parties ? Une proposition restée sans réponse, un « je vous rappellerai », un « peut-être jeudi » ne sont pas des rendez-vous. Ils apparaissent dans le compte rendu comme ce qu'ils sont, pas dans votre agenda.

2. Date exacte ou pas : on ne devine pas

« Jeudi 10 à 14 h 30 » est une date exacte. « Mardi prochain en fin de matinée » n'en est pas une. Dans le premier cas, le rendez-vous est enregistré avec sa date et son heure. Dans le second, il est enregistré avec le créneau tel qu'il a été dit, sans heure inventée, et c'est à vous de le préciser en rappelant ou en confirmant par message. Un agent qui transforme « fin de matinée » en « 11 h 00 » sans vous le dire vous fera manquer un client un jour.

3. Le trajet jusqu'à votre agenda

• Le compte rendu de l'appel vous arrive sur Telegram, en texte et en audio, avec la ligne « Rendez-vous noté : … ».
• Un fichier calendrier suit, dès que la date est exacte. C'est un fichier .ics, le format que Google Agenda, Outlook, Apple Calendrier et Thunderbird ouvrent tous d'un clic. Il contient le nom de l'appelant, son numéro, le motif, et un rappel trente minutes avant.
• La page Rendez-vous de votre tableau de bord liste tout, avec un bouton d'export par rendez-vous ou pour l'ensemble, hors annulés.
• Les rappels partent aux moments que vous avez choisis, sur les canaux que vous avez choisis. Aucun rappel n'est envoyé par défaut à votre client sans votre règle.

Pourquoi un fichier et pas une « synchronisation »

Synchroniser directement votre agenda Google ou Outlook demande de nous donner un accès permanent à cet agenda, avec tout ce qu'il contient. Pour une PME, c'est un accès de plus à surveiller. Le fichier calendrier fait le même travail pour un rendez-vous pris de temps en temps, sans rien nous confier, et il marche avec tous les agendas. Si votre volume d'appels justifie une synchronisation continue, dites-le-nous : c'est une question d'accès à vous accorder, pas de technique.

Ce que nous ne faisons pas

• Nous ne lisons pas votre agenda pour vérifier vos disponibilités pendant l'appel. L'agent propose les créneaux que vous lui avez donnés dans sa mémoire de marque : horaires d'ouverture, jours fermés, durée type.
• Nous n'envoyons aucune confirmation à votre client par courriel ou SMS sans que vous l'ayez décidé.
• Nous n'inventons pas d'heure. Un créneau vague reste vague, et il est signalé comme tel.

L'essayer

Laissez votre numéro : un agent vous appelle, joue votre standardiste, et si vous lui donnez un créneau précis, vous recevez le compte rendu et le fichier calendrier dans les minutes qui suivent. C'est Louis, le réceptionniste, qui tient la ligne.

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